Traduction assermentée d'un extrait Kbis

L'extrait Kbis est la carte d'identité de votre société : c'est lui qu'une banque, une douane ou un donneur d'ordre étranger réclame pour vérifier qu'elle existe, qui la dirige et ce qu'elle a le droit de faire. Comme le casier judiciaire pour un particulier, c'est un document qui se périme vite, et qu'on fait traduire trop tôt.

Trois mois, pas davantage

La plupart des administrations et des banques exigent un Kbis de moins de trois mois. Le document décrit une situation à une date donnée, et cette date figure dessus.

La règle pratique en découle : demandez l'extrait au moment où vous en avez besoin, pas au début du montage du dossier. Un Kbis tiré en janvier, apostillé en février et traduit en mars sera hors délai à la remise du dossier en mai — et la traduction sera à refaire avec lui, puisqu'elle porte la même date.

Ce que le traducteur restitue, et pourquoi c'est technique

Un Kbis tient sur une ou deux pages, mais il concentre des mentions qui n'ont pas d'équivalent exact à l'étranger : la forme juridique, le numéro RCS et le greffe qui l'a délivré, le code d'activité, le capital social, les dirigeants et leurs fonctions, les établissements secondaires, parfois des mentions de procédure collective.

Une SARL n'est pas une Ltd, une SAS n'est pas une Inc. La traduction conserve donc la dénomination française et l'explicite, au lieu de lui substituer une forme sociale étrangère que votre société n'a pas. C'est ce qui permet au service qui la reçoit de comprendre sans se tromper sur la nature de l'entité.

L'apostille, avant la traduction

Pour un usage à l'étranger, une apostille est fréquemment demandée. Elle s'obtient auprès de la cour d'appel du ressort, elle se pose sur l'extrait, et elle fait partie de ce qui doit être traduit.

L'ordre est donc : extrait à jour, puis apostille, puis traduction. Dans l'autre sens, la traduction ne couvre pas l'apostille et le dossier repart.

Les démarches qui le réclament

Ouverture d'un compte bancaire ou d'une filiale à l'étranger, réponse à un appel d'offres international, dédouanement, enregistrement auprès d'une chambre de commerce étrangère, contrat de distribution, demande de visa d'affaires pour un dirigeant, régularisation d'un établissement secondaire.

Dans l'autre sens, un extrait du registre du commerce étranger — Handelsregisterauszug allemand, Certificato camerale italien, Certificate of Incorporation britannique, registre de commerce marocain ou algérien — doit être traduit en français pour être produit devant une administration, une banque ou un tribunal français.

Combien de documents dans un dossier d'entreprise

Le Kbis vient rarement seul. Les statuts, le bilan, une pièce d'identité du dirigeant et parfois un procès-verbal d'assemblée sont demandés ensemble.

Commandez-les en une seule fois : la cohérence des dénominations, des noms de dirigeants et des montants d'une pièce à l'autre est ce qui rend un dossier lisible, et elle se perd quand les documents sont traduits séparément à des semaines d'intervalle.